Pembelian Persediaan, penjualan persediaan, penggajian karyawan SIA

DISKUSI KELOMPOK KAMI

Jelaskan secara mendetail jejak audit untuk hal berikut ini :

A.    Pembelian Persediaan

B.     Penjualan Persediaan

C.    Penggajian Karyawan

PEMBAHASAN

A.    Pembelian Persediaan

Berbagai proses ini dijelaskan dalam tahap berikut ini :

Berbagai proses ini dijelaskan dalam tahap berikut ini :

1.      Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan kembali melalui observasi catatan persediaan. Tingkat persediaan turun karena penjualan langsung ke pelanggan (aktivitas siklus pendapatan) atau transfer ke proses manufaktur (aktifitas siklus konversi). Informasi kebutuhan persediaan dikirim ke proses pembelian dan utang usaha.

2.      Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih memasok, dan membuat pesanan pembelian, Informasi tersebut dikirimkan ke pemasok dan proses utang usaha.

3.      Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang persediaan dari pemasok. Barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya serta dikirim ke toko atau gudang.

4.      informasi mengenai penurunan barang digunakan untuk memperbarui catatan persediaan.

5.      Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok. Utang usaha akan merekonsiliasinya dengan informasi lain yang telah dikumpulkan untuk transaksi tersebut dan catatan kewajiban untuk membayar di masa mendatang, tergantung dari syarat perdagangan dengan pemasok. Biasanya pembayaran akan dilakukan paling tidak hari terakhir yang diisyaratkan untuk mendapatkan keuntungan penuh dari bunga yang dihasilkan dari diskon yang ditawarkan.

6.      Buku besar menerima informasi ringkasan dari utang usaha (kenaikan total dalam kewajiban) dan pengendali persediaan (kenaikan total dalam persediaan). Informasi ini direkonsiliasi akurasinya dan dicatat ke akan utang usaha serta akun pengendali persediaan.

Pengendalian Otorisasi Pemebelian

Otorisasi pemebelian sesungguhnya terjadi dalam siklus pendapatan ketika barang dijual ke pelanggan. Pada saat itu, sistem membandingkan jumlah barang di gudang dengan titik pemesanan ulang, untuk menentukan apakah perlu memesan persediaan.

Menguji Pengendalian Otorisasi Pembelian

Karena permintaan pembelian dibuat secara internal, maka permintaan pembelian seharusnya bebas dari kesalahan administrasi dan tidak membutuhkan validasi. Akan tetapi, kesalahan logika komputer dalam prosedur ini dapat menyebabkan hal yang buruk bagi operasional dan keuangan perusahaan yang mungkin tidak terdeteksi. Ada 2 poin penting yang harus diperhatikan uditor, auditor harus memverifikasi jumlah pesanan yang benar digunakan ketika permintaan pembelian dibuat. Kedua, auditor hrus memverifikasi bahwa record persediaan ditandai dengan “sedang dipesan” ketika permintaan pembelian pertama kali dibuat.

A.    Penjualan Persediaan

Audit persediaan di perusahaan dagang mampu memberikan manfaat yang begitu besar bagi perusahaan untuk mengurangi resiko terjadinya selisih, kehilangan, mengantisipasi kemungkinan terjadinya kecurangan dan memastikan bahwa prosedur telah dilakukan dengan baik. Diperlukan pengelolahan dan pemeriksaan yang memadai terhadap persediaan barang dagang, agar kita tetap bisa bersaing di tengah kompetisi yang hebat

Audit Persediaan mempunyai tujuan sebagai berikut :

1. Menilai kewajaran atas persediaan.
2. Memeriksa ada tidaknya internal control yang cukup baik atas persediaan.
3. Memeriksa persediaan yang tercantum di neraca betul- betul ada dan dimiliki oleh perusahaan pada tanggal neraca.
4. Memeriksa kesesuaian antara metode penilaian persediaan (valuation) dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia/Standar Akuntansi Keuangan.
5. Memeriksa kesesuaian antara sistem pencatatan persediaan dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia/SAK Audit atas Persediaan
6. Menilai kewajaran atas persediaan.
7. Memeriksa ada tidaknya internal control yang cukup baik atas persediaan.
8. Memeriksa persediaan yang tercantum di neraca betul- betul ada dan dimiliki oleh perusahaan pada tanggal neraca.
9. Memeriksa kesesuaian antara metode penilaian persediaan (valuation) dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia/Standar Akuntansi Keuangan.
10. Memeriksa kesesuaian antara sistem pencatatan persediaan dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia/SAK Audit atas Persediaan.

Audit atas persediaan sering kali merupakan bagian audit yang rumit dan memakan banyak waktu, karena:

1. Pada umunya persediaan merupakan jenis perkiraan yang besar di dalam neraca, dan sering merupakan unsur terbesar dari keseluruhan modal kerja (working capital account)
2. Persediaan berada pada lokasi yang berbeda, yang menyulitkan pengendalian secara fisik serta penghitungannya
3. Keanekaragaman jenis persediaan menyebabkan berbagai kesulitan bagi auditor
4. Penilaian atas persediaan juga selalu menyulitkan karena adanya faktor keuangan dan kebutuhan untuk mengalokasikan biaya-biaya ke dalam persediaan
5. Adanya beberapa metode penilaian persediaan yang dapat digunakan, tapi setiap klien tertentu harus menggunakan satu metode secara konsisten dari tahun ke tahun

Bagaimana prosedur audit persediaan untuk perusahaan dagang ?

Prosedur audit persediaan yang disarankan sebagai berikut :

1. Lakukan Stock Opname.

Stock opname dilakukan terutama untuk persediaan yang berada di gudang perusahaan, Untuk barang consignment out dan barang-barang yang tersimpan di public warehouse jika jumlahnya material harus dilakukan stock opname, jika tidak material, cukup dikirim konfirmasi. Stock opname bisa dilakukan pada akhir tahun atau beberapa waktu sebelum/ sesudah akhir tahun.

2. Lakukan Observasi atas Stock Opname

Amati kembali hasil perhitungan fisik persediaan (stock Opname) yang dilakukan. Cek Final Inventory List [Inventory Compilation) dan lakukan prosedur pemeriksaan berikut ini:

• check mathematical accuracy (penjumlahan dan perkalian).
• cocokkan “quantity per book” dengan kartu stok (persediaan).
• cocokkan “quantity per count dengan “count sheet kita (auditor)
• cocokkan “total value” dengan buku besar persediaan.
• Kirimkan konfirmasi untuk persediaan consignment out.

3. Adanya sistem otorisasi, baik untuk pembelian, penjualan, penerimaan kas/bank, maupun pengeluaran kas/bank.
4. Digunakannya anggaran {budget) untuk pembelian, produksi, penjualan, dan penerimaan serta pengeluaran kas.

B.     Penggajian Karyawan

Pemrosesan gaji pada kenyataanya merupakan sistem pembelian kasus khusus. Cek gaji dapat diproses melalui sistem utang usaha dan pengeluaran kas reguler. Karena alasan kepraktisan, pendekatan ini memiliki sejumlah kekurangan, antara lain :

1. Perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang diterapkan untuk semua pemasok. Akan tetapi, prosedur penggajian sangat berbeda antar karyawan. Misalnya, prosedur yang berbeda digunkan untuk karyawan yang dibayar perjam, karyawan tetap, karyawan borongan, dan karyawan komisi. Selain itu proses penggajian memerlukan prosedur akuntansi khusus untuk pemotongan gaji dan pemotongan pajak.
2. Penulisan cek kepada karyawan memerlukan pengendalian khusus. Penipuan pembayaran gaji lebih mudah ditutupi ketika cek gaji dikombinasikan dengan cek untuk kegiatan dagang.
3. Prosedur pengeluaran umum didesain untuk memgakomondasi arus transaksi yang relatif lancar. Perusahaan bisnis secara konstan membeli persediaan dan mengeluarkan kas untuk para pemasok. Umumnya, perusahaan mendisain sistem untuk menghadapi kegiatan transaksi ditingkat normal. Kegiatan pengajian tidak bersifat berkelanjutan.

 Diagram Arus Data Untuk Penggajian

Diagram diatas merupakan diagram arus data yang menggambarkan tugas – tugas umum dari sistem penggajian dalam perusahaan manufaktur. Inti dari proses ini adalah sebagai berikut

1. Otorisasi penggajian dan perincian transaksi dimasukkan ke proses pengajian dari dua sumber yang berbeda yaitu personalia dan produksi.
2. Proses penggajian merekonsiliasi informasi ini, menghitung gaji, dan mendistribusikan cek pembayaran ke karyawan.
3. Akuntansi biaya menerima informasi yang berkaitan dengan waktu yang digunakan untuk setiap pekerjaan dari produksi.
4. Departemen utang usaha menerima informasi rangkuman penggajian dari departemen penggajian dan mengotorisasi departeman pengeluaran kas untuk menyetor satu cek, sejumlah total gaji, dalam akun bank khusus dimana gaji akan di ambil.
5. Proses buku besar umum merekonsiliasi informasi rangkuman dari bagian akuntansi biaya, utang, dan pengeluaran kas.

ü  Sistem Penggajian Manual

Tugas- tugas utama bagian prosedur diatas dalam konteks sistem manual yaitu :

1. Personalia

Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan kedepartemen penggajian berbagai formulir kegiatan personalia. Dokumen tersebut mengidentifikasi para karyawan yang di otarisasi untuk menerima cek pembayaran dan digunakan untuk menunjukkan perubahan dalam tingkat gaji perjam, pemotongan, dan klasifikasi pekerjaan.

2. Produksi

Karyawan produksi menyiapakan dua jenis kartu catatan waktu kerja yaitu kartu kerja dan kartu waktu. Mereka memasukkan kartu tersebut pada saat makan siang dan pada akhir pada waktu jam kerja. Kartu ini merupakan catatan formal untuk kehadiran karyawan setiap hari.

3. Akuntansi Biaya

Departemen akuntasi biaya menggunakan kartu pekerjaan untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP sebagai tenaga kerja langsung atau overhead. Pembebanan ini dirangkum dalam rangkuman distribusi tenaga kerja dan diterusakan ke departemen buku  besar umum.

4. Penggajian

Departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Staff administrasi di departemen ini melakukan pekerjaan sebagai berikut:

a.             Menyiapakan daftar gaji yang menunjukkan pembayaran bruto, pemotongan, pembayaran lembur dan pembayaran bersih.

b.            Memasukkan informasi di atas ke catatan pengajian karyawan.

c.             Menyiapkan cek gaji untuk karyawan

d.            Mengirim cek gaji kepengeluaran kas dan salinan daftar gaji ke utang

e.             Menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan personalia dan salinan daftar gaji.

5. Departemen Utang

Staf administarasi utang usaha memeriksa kebenaran daftar gaji dan menyiapan dua salinan tanda terima pengeluaran kas sejumlah gaji tersebut. Satu salinan, bersama dengan daftar gaji, dikirim kepengeluaran kas.  Salinan lainnya dikirim kedepartemen buku besar umum.

6. Pengeluaran Kas

Menejer dibagian pengeluaran kas menerima cek – cek penggajian, memeriksannya dan kemudian menandatanganinnya lalu mengirimnya kepusat pembayaran untuk didistribusikan kepada para pegawai.

·         Pengendalian Penggajian

1. Otorisasi Transaksi

Dokumen ini penting untuk mencegah penipuan penggajian dengan mengidentifikasi karyawan yang diotorisasi. Bentuk penipuan yang umum dilakukan adalah menyerahkan kartu waktu karyawan yang tidak lagi bekerja diperusahaan.

2. Pemisahan Tugas

Departemen personalian menberikan informasi tarif pembayaran kebagian pembayaran untuk karyawan yang dibayar peram. Kisaran tarif pembayaran dapat didasarkan pada pengalama, klasifikasi pekerjaan, senioritas dan kelebihan lainnya. Jika informasi ini disediakan langsung oleh departemen produksi, karyawan dapat megubah informasi dan melakukan penipuan.

3. Supervisi

Wilayah lain yang berresiko adalah penjagaan waktu kadang – kadang karyawan memasukkan kartu untuk karyawan lain yang terlmbat atau absen. Supervisor harus mengamati proses ini dan merekonsiliasikan kartu waktu dengan kehadiran aktual.

4. Catatan Akuntansi

Jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen – dokumen berikut:

a.       Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar

b.      Informasi jurnal, yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar tenaga gaji.

c.       Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan berbagai akun pengeluaran.

d.      Akun buku besar umum berisi pengendalian penggajian, kas dan akun dana gaji.

5. Pengendalian Akses

Aktiva yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan kas. Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak benar kecatatan akuntansi. Individu yang tidak jujur dapat memalsukan jumlah tenaga kerja melalui kartu waktu sehingga dapat menggelapkan uang kas.

6. Verifikasi Independen

Berikut ini adalah contoh-contoh pengendalian verifikasi independen dalam sistem penggajian :

a.       verifikasi jam kerja

b.      pengurus pembayaran

c.       utang usaha

d.      buku besar umum

ü  Sistem Penggajian Berbasis Komputer

1. Otomatisasi Sistem Penggajian Menggunakan Pemrosesan Batch

Karena sistem penggajian tidak sering dilakukan ( mingguan dan bulanan ), sistem ini sering kali tidak cocok dengan pemrosesan Batch dan file berurutan. Departemen pemrosesan data menerima formulir kegiatan personalia, kartu pekerjaan, kartu waktu, yang dikonversi ke file digital. Program komputer batch melakukan pencatatan dengan terperinci, penulisan cek dan fungsi buku besar umum.

2. Merekayasa Ulang Sistem Penggajian

Pemrosesan gai sering kali disatukan dalam sistem manajemen sumber daya manusia (MSDM) . Sistem MSDM menangkap dan memproses sejumlah besar data yang berkaitan dengan personalia, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan tenaga kerja, realisasi tenaga kerja, keterampilan tenaga kerja, kegiatan personalia dan juga gaji. Sistem MSDM harus menyediakan akses real-time ke file personalia untuk tujuan mencari keterangan secara langsung dan untuk perubahan catatan dalam status karyawan pada saat terjadi. Sistem ini berbeda dari sistem otomatisasi sederhana dalam hal-hal berikut :

a.       Departemen operasi mengirim transaksi ke pemrosesan data melalui terminal

b.      File akses langsung digunakan untuk penyimpanan data

Banyak proses sekarang dilakukan secara real-time.



 Itulah sedikit ulasan tentang makalah tersebut.
untuk lebih jelasnya bisa kalian download dengan format DOC.DISINI!!

Trimakasih wasalamualaikum Wr.Wb.